Pas toujours facile de gérer son temps lorsque l’on travaille en solo. La première bonne nouvelle, c’est que tu n’es pas seul·e. La deuxième bonne nouvelle et fort heureusement, il existe des actions simples à mettre en place pour gérer efficacement ses journées et éviter l’effet « je suis complètement sous l’eau ».
Chez Boots and Cats, nous en expérimentons chaque jour et t’avons fait une sélection de 10 tips qui feront de toi un véritable maître du temps !
1. Priorise tes tâches
Le premier bon réflexe à adopter, la base de la base : priorise tes tâches. Et pour cela, une seule bonne alliée (plus fidèle qu’un pot de Haagen Dazs quand tu déprimes), la TO DO list.
Comment ça marche ? Liste l’intégralité des tâches que tu dois accomplir, même celles qui te paraissent futiles ou secondaires. À partir de cette liste, détermine les missions prioritaires (délai client, deadline administrative, contrainte de calendrier éditorial, etc.) et celles qui peuvent attendre un peu. Dis adieu aux moments de panique au moment de commencer ta journée : tu sais désormais exactement par quoi commencer.
2. Planifie ta journée ET ta semaine
Avoir une TO DO list c’est bien, mais une longue TO DO peut faire peur. Très peur. C’est là que la planification entre en jeu : pour chacune des tâches que tu as inscrites, trouve un créneau dans ton agenda pour réaliser chacune d’entre elles.
Cela t’aidera non seulement à compartimenter tes journées, mais cela t’évitera aussi de les surcharger inutilement : tout est planifié, tout sera fait (bah oui, vu que tout est planifié) et tu ne navigueras plus à vue.
3. Accorde-toi des pauses
Pendant longtemps j’ai sous-estimé l’importance de prendre des pauses dans la journée : plus j’avais du travail, plus je forçais ; plus je forçais, moins j’étais efficace. Et puis un jour, face à une page qui restait désespérément blanche, j’ai éteint mon PC, pris une paire de basket et filé à la salle de sport. En rentrant, non seulement l’inspiration m’étais revenue, mais j’avais aussi bouclé mon article 2X plus vite que d’habitude !
Moralité : faire du sport ? Pas nécessairement. Mais s’obliger à prendre des pauses (5min, 30min, même 1h si besoin) pour aller marcher, faire une course, boire un café, préparer à manger… C’est s’arrêter pour mieux redémarrer ensuite. Crois-moi, fais-le au moins une fois et tu comprendras à quel point c’est bénéfique. Et n’oublie pas : le travail peut attendre, tu ne sauves (à priori) pas de vie. 😉
4. Effectue tes tâches les unes après les autres
Si comme moi tu es un Generator (cf. l’un des quatre types existants en human design, un outil de connaissance de soi que je te conseille absolument), tu as beaucoup de mal à être sur tous les fronts en même temps. Une fois que tu t’es lancé·e dans une tâche, tu as besoin de la finir avant d’en étamer une autre.
Forte de ce constat, j’essaye dorénavant de m’accorder des plages de temps qui me permettent d’effectuer mes missions les unes après les autres, quitte à mettre une peu plus de temps pour les réaliser, plutôt que de devoir les arrêter en cours de route pour me mettre sur autre chose et créer une frustration. Un allègement de charge mentale (donc une meilleure productivité) garanti !
5. Réalise les bonnes tâches au bon moment
Le savais-tu : le meilleur moment pour faire sa facturation, c’est le vendredi en fin de journée. FAUX ! Enfin, peut-être pas pour tout le monde, mais c’est justement ça la petite subtilité : tout le monde ne fonctionne pas de la même manière. Par conséquent, à nous de cibler sur quels moments de la journée nous sommes plus concentré·es, plus créactif·ves, moins productif·ves, etc. Ceci pour mieux allouer les tâches de notre TO DO list sur les moments les plus opportuns.
Tu carbures plutôt le matin ? Prévois de réaliser les tâches qui te demandent plus de matière grise à ce moment-là. Un coup de mou à la digestion ? Fais quelque chose qui te permet de mettre ton cerveau de côté. Bref, tu as compris le concept, à toi de jouer !
6. Ne sous-estime pas le temps passé sur une tâche
Timer son temps quand on est freelance, c’est la base de tout, que ce soit pour son organisation ou pour chiffrer ses prestations. Cela te permet non seulement de savoir de quel temps tu as besoin pour quelle prestation (donc de la valoriser potentiellement plus), mais aussi de mieux te rendre compte du temps que tu passes effectivement sur certaines missions : le cerveau humain est biaisé, les missions que l’on aime réaliser sont perçues comme plus courtes, et inversement pour celles que l’on n’apprécie pas faire.
Alors fais le test, tu auras peut-être des surprises !
7. Instaure une routine pour les tâches récurrentes
Programmation de posts sur les réseaux sociaux, vieille, reporting, sourcing… Autant de tâches que tu peux être amené·e à faire de manière récurrente et qui peuvent te faire perdre un temps considérable si tu ne les planifies pas judicieusement.
Pourquoi ne pas en faire une routine ? Une session de veille chaque matin avant de démarrer tes autres missions, ou entre midi et deux, avant de déjeuner ; de la programmation de posts chaque lundi pour toute la semaine, etc. En automatisant les tâches récurrentes, tu te libères un max de charge mentale et d’énergie que tu pourras allouer à autre chose.
8. Efface toute distraction de la surface de la Terre (ou au moins de tes écrans)
Disons-le clairement : la notification (et non la mouche qui vole au-dessus de toi depuis 10min) est le fléau de toute personne qui doit rester concentrée plus de 10min.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe pleins d’astuces simples pour les éviter : les mettre en sourdine, ranger ton téléphone dans ton sac (ou le mettre derrière ton pc pour ne pas le voir), fermer ton navigateur si tu n’en as pas besoin, fermer les onglets de ton navigateur dont tu ne te sers pas… La mauvaise nouvelle : c’est relou. Pour éviter la frustration, accorde-toi tout de même des moments pour chiller sur ton téléphone (mais va prendre l’air nom de non, c’est beaucoup mieux !).
9. Prends le temps d’apprécier le travail accompli
Pas besoin d’avoir un doctorat en psycho pour comprendre que la course à la productivité peut avoir des conséquences désastreuses sur le mental (stress, anxiété, surchauffe, sensation d’être inefficace…).
Pour alléger – au moins un peu – cette pression, prends le temps de constater et apprécier ce qui a été accompli à sa juste valeur : pose-toi un moment en fin de journée ou de semaine pour checker tout ce qui a été coché dans ta TO DO list et rends toi compte de tout le travail que tu as accompli. Ça fait du bien non ?
Si tout n’a pas été fait, ne te juges pas trop durement : tu as peut-être eu des urgences à traiter ou certaines missions t’ont peut-être pris plus de temps de prévu (auquel cas, retravailles le tip n°6 !).
10. Apprends à t’écouter et à trouver ton rythme
Et si le secret finalement ce ne serait pas de s’écouter et d’apprendre à se connaître ? Bullshit ? Pas tant que ça. En te calquant sur un modèle généralisé (exemple : journées de 8h ou horaires de 8h à 18h), ou sur des personnes de ton entourage, tu t’imposes un rythme qui ne te convient pas forcément… Et ta productivité en prend un coup.
Alors je te propose un challenge : change une chose de ta routine quotidienne ou hebdomadaire qui ne te convient pas. Constate ensuite si :
- tu signes toujours les mêmes contrats ?
- tu factures toujours le même chiffre ?
- ta productivité en prend un coup ?
Il y a de fortes chances pour que cela ne t’apporte que de bonnes choses. 😉
Crédit Photo : Djim Loic